Possono essere diverse le occasioni per le quali ci si trova a dover organizzare e gestire uno stand. Ad esempio un festival, una convention o una fiera. Ma in questi casi cosa bisogna fare?
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Organizzare uno Stand
Organizzare uno stand nel corso di un particolare evento significa trovare un modo per poter promuovere una causa, un’associazione o ancora un prodotto. Ma per organizzare e gestire al meglio uno stand non bisogna sottovalutare due importantissimi aspetti, ovvero la pianificazione e ovviamente anche la preparazione. Cosa bisogna fare prima dell’evento? Per prima cosa cercare un evento che sia appropriato al proprio stand. Un prezioso consiglio potrebbe essere quello di recarvi presso uno stand di un evento simile a quello che intendete organizzare. In questo modo potrete vedere come questi sono organizzati e prendere quindi alcuni appunti per migliorare il vostro stand e il suo effetto sul pubblico. Ovviamente per allestire lo stand per un evento bisogna rispettare alcuni requisiti. E affinché questi siano validi è molto importante informarsi in tempo ed effettuare l’iscrizione. Poi ancora non dimenticate di segnare tutti i costi legati all’allestimento dello stand.
E quindi ad esempio il costo del noleggio della postazione, i costi relativi all’albergo e i vari spostamenti, il cibo, la quota di partecipazione e molto altro. In questo modo, alla fine, potrete andare a valutare le spese a cui avete dovuto far fronte e confrontarle con quelle di altri eventi a cui vi è capitato di prendere parte. In questo modo, grazie a tale confronto, potrete capire e decidere se tornavi oppure no. Se per prendere parte all’evento dovrete viaggiare, ricordate di effettuare in tempo le dovute prenotazioni. E quindi il volo, l’alloggio e altro. Per far funzionare al meglio lo stand è importante che vi serviate della collaborazione di altre persone. In questo modo riuscirete sicuramente a mantenere nel migliore dei modi il controllo. È importante che il vostro aiutante sia preparato su ciò che dovrà offrire al pubblico, a quali tipi di persone dovrà rivolgersi e in che modo.
Come gestire lo stand nel corso dell’evento
È molto importante sapere come poter gestire lo stand nel corso dell’evento. Per prima cosa bisogna arrivare presto e avere il tempo per allestire lo stand, in questo modo potrete avere tutto pronto prima che abbia inizio la manifestazione. Una volta che avrete sistemato il tutto il consiglio è quello di osservare la vostra postazione e quindi lo stand dall’esterno. Per farlo basterà spostarsi e cercare di vedere lo stand da voi allestito con l’occhio del visitatore. Dovrete prestare attenzione ad alcuni elementi, ad esempio se i cartelloni sono ben in vista, se lo stand risulta invitante o se c’è qualcosa che può distrarre l’attenzione del pubblico.
Ma soprattutto, quando vi troverete a parlare con il pubblico dovrete mostrarvi cordiali e sorridenti. Potrete parlare della vostra attività e dare alcune informazioni sul vostro stand e sul motivo che vi ha spinto ad allestirlo. Potrete distribuire dei volantini, degli opuscoli o del depliant i modo tale da ricordare alle persone la vostra attività anche quando l’evento per il quale avete deciso di allestire tale stand sarà terminato.
