Quando si parla di eventi e della loro organizzazione si sente spesso parlare di Event Planning. In realtà però non tutti sanno esattamente a cosa ci si riferisce con tale denominazione. E quindi cos’è l’event planning, per chi è e quando vi si ricorre.
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Event Planning, cos’è
Prima di ogni cosa è opportuno chiarire che quando si parla di Event Planning si fa riferimento ad un insieme di discipline che permettono di poter organizzare uno specifico evento e trarne da quest’ultimo il meglio. In generale è possibile dire che l’Event Planning rappresenta qualsiasi tipo di evento che può essere organizzato. Per entrare a far parte del grande mondo legato all’event planning è molto importante seguire specifici studi e soprattutto bisogna fare anche molta pratica sul campo.
Event Planning, quando è importante
Una volta chiarito a cosa ci si riferisce con tale denominazione ecco che è molto importante chiarire anche quando bisogna ricorrere all’event planner. Ovviamente quando si intende organizzare un evento in grande, e quindi un evento di successo. Il consiglio in questi casi è quindi quello di rivolgersi ad un agenzia eventi a Roma la quale si occuperà di organizzare l’evento nel migliore dei modi ed evitare che qualcosa possa non andare bene. Sono diverse le occasioni per le quali alcune specifiche aziende decidono di chiedere aiuto agli event planner. Tra questi vi troviamo ad esempio eventi interni all’azienda, e quindi riunioni del personale. Ma anche feste di fine anno o di pensionamento. Poi ancora per eventi rivolti al pubblico, e quindi seminari e conferenze, convegni, corsi di formazione e molto altro.
In questi casi l’obiettivo è da una parte quello di far conoscere l’azienda e dall’altra parte anche quello di creare con i propri interlocutori un rapporto che sia diretto. Poi ancora le aziende sono solite ricorrere agli event planner in caso di eventi che sono rivolti ai partner, ad esempio sponsor e fornitori. Oppure ancora per eventi celebrativi e quindi inaugurazioni, feste e rievocazioni. Ed infine anche per eventi culturali, tra questi ad esempio concerti, mostre, fiere del libro. E per fiere di settore, eventi questi considerati piuttosto complessi ma che comunque rappresentano un punto d’incontro molto importante tra professionisti del settore da una parte e pubblico di riferimento dall’altra parte.
Agenzia di Event Planner, come funziona
Coloro che intendono entrare a far parte di un’agenzia di event planner è importante che sappiano quelle che sono le informazioni principali. E’ quindi importante sapere che tale agenzia sia composta da diversi ordini di professionisti. Vi troviamo infatti l’Event Art Director che si occupa di curare diversi importanti aspetti legati all’immagine dell’evento. E quindi decorazioni, location e allestimenti vari. Vi è poi l’Account Manager il cui servizio offerto è quello legato ai contatti. Si occupa quindi di trovare dei fornitori e collaboratori e comunicare con loro. E ancora, fa parte di un’agenzia di Event Planner anche l’Event Project Manager, ovvero il responsabile del progetto ed infine lo Staff in generale. E quindi quelli che si occupano del servizio operativo ovvero allestimento, gestione delle attrezzature tecnologiche, prove e varie simulazioni e tanto altro.
